Archivage - Afrik Consult

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Vous avez surement attendus parler d’archivage. En réalité l’archivage consiste a la mise en place d’un système de sauvegarde, de rangement de fichier ou documents (rapport, contrat,facture,ordre de mission, communiqué etc) relatifs à votre entreprise ou organisation. C’est un processus vous de sauvegarder vos documents pour des besoins futurs.

Pourquoi archiver vos documents?

En tant qu'entreprise légale définir une méthode d'archivage est une tache primordiale et nécessaire.

Juridique

En cas de problème avec un client,un employé, une personne ou entreprise tierce vos archives permettront de :

prouver que vos obligations ont été remplis
prouver des droits eventuels
prouver des actions vis a vis d'un tier.

Informationnelle et de référence

Les informations conservées peuvent vous aider à:

A la prise de décisions
La continuité d'une action

Economique

La perte d'un documents peut souvent entrainer une perte économique.

Et Bien d'autre raisons...

La conservation de vos documents montre votre professionnalisme (surtout si cette dernière est très efficace) et permet de detenir un patrimoine historique.

Ce que nous faisons

Archivage de vos documents physiques

Votre entreprise n'a plus à s'inquieter pour une bonne organisation de ses documents physiques. Nous créons pour vous un plan de classement adapté à votre organigramme et nous classons tous vos documents selon les domaines fonctionnels de votre entreprise. Chaque service, departement, et direction trouvera dans le plan de classement les pistes d'accès faciles tous ses documents.

Numérisation de votre patrimoine documentaire

De nos jours, les entreprises sont intéressées de passer au numérique. Mais sans une expertise, les projets de numérisation peuvent echouer ou ne pas permettre aux entreprises d'atteindre leurs objectifs fixés. AFRIK CONSULT vous aidera d'abord dans la planification, afin que tous les composants du projet soit bien etudiés. Ensuite nous vous fournirons les ressources humaines, et materielles suffisantes pour sa bonne exécution

Héberbergement de vos documents numérique dans des clouds sécurisés

Les serveurs sont située dans les espaces UEMOA, CEDEAO et CEMAC. L'architecture du système est telle que les données sont accessibles 24h/24 et 7j/7. Un contrat est signé entre le client et AFRIK CONSULT afin de garantir toutes les conditions de sécurisation et d'intégrité des données.

Externalisation de vos archives physiques

Si votre entreprise a besoin de salles pour la conservation de ses documents, nous disposons de locaux bien construits et adaptés à l'archivage . Trois options sont offerte: La location simple de locaux d'archives La location de locaux d'archives equipés et securisés La prise en charge totale de la gestion documentaire ou externalisation.

Audit des systèmes d'archivage

Avant tout projet il est important de faire un diagnostic et bien comprendre les difficultés. Cela permet d'apporter les solutions appropriées. Par un audit de votre système, nous pourrons vous aider à mieux planifier et réussir votre projet. L'audit est sanctionné par un inventaire de vos archives et un rapport de situation. L'audit est important pour une meilleure connnaisssance de vos problèmes d'archivag et de vos fonds documentaires.